Verknüpfungen – Zusammenhang und Handling
Verknüpfungen – Erläuterung
Die folgenden Erklärungen beziehen sich jeweils auf folgendes Beispiel:
Der Kunde ‚SPORTVEREIN‘ bestellt in ihrem Unternehmen. Es wird ein Datensatz in der Kundentabelle angelegt. Sie haben verschiedene Kontakte bei diesem Kunden. Es wird je Kontakt ein Datensatz in der Kontakttabelle angelegt und mit dem Kunden verknüpft. Der Kunde erteilt 2 Aufträge. Es wird je Auftrag ein Datensatz in der Auftragstabelle angelegt und mit dem Kunden verknüpft. Jeder Auftrag kann mehrere Artikel beinhalten.
Was ist eine Verknüpfung
„Logische zusammengehörige Informationen können technisch zusammengebunden werden“
Warum werden Verknüpfungen verwendet
Mehrfach benötigte Information sind nur einmal im System vorhanden und müssen somit nur einmal aktualisiert werden. Man kann schnell von einem Datensatz zu den verknüpften Objekten navigieren.
Welche Arten von Verknüpfungen gibt es
1:n Verknüpfung EIN Kunde kann mit MEHREREN Kontakten verknüpft werden, aber EIN Kontakt kann immer nur mit EINEM Kunden verknüpft werden
m:n Verknüpfung MEHRERE Aufträge können mit MEHREREN Artikeln verknüpft werden EIN Artikel kann auch mit MEHREREN Aufträgen verknüpft werden.
Hinweis: Die Verknüpfungsart wird vom ADMIN festgelegt.
Wie wird eine Verknüpfung erstellt
Vorgehensweise A Datensätze anlegen – in unserem Beispiel Kunde und Kontakte anlegen, Datensätze miteinander verknüpfen – in unserem Beispiel Kunde mit Kontakten verknüpfen.
Vorgehensweise B Im Datensatz Kunde eine Verknüpfung erstellen und einen neuen Datensatz Kontakt anlegen der damit automatisch verknüpft ist.
Wie wird eine Verknüpfung gelöscht
Dies ist abhängig von der Art der Verknüpfung und der Vorgehensweise.
Im allgemeinen unterscheidet man ob nur die Verknüpfung gelöst wird und der zugehörige Datensatz bestehen bleibt oder der verknüpfte Datensatz auch gelöscht wird.
Diese beiden Funktionalitäten (Abbildung x und y) können in LIMBAS über die ‚Symbolleisten der Verknüpfung‘ in der Detailansicht des Datensatzes direkt ausgewählt werden.
>Variante A
Besteht eine 1:n Verknüpfung wird sowohl die Verknüpfung gelöst als auch der verknüpfte Datensatz gelöscht.
>Variante B
Besteht eine n:m Verknüpfung wird nur die Verknüpfung gelöscht, der (vormals) verknüpfte Datensatz bleibt bestehen.
>Variante C
LIMBAS bietet auch die Möglichkeit die Verknüpfung über die Funktion ÖFFNE->VERKNÜPFUNG zu bearbeiten. Damit kann bei einer 1:n Verknüpfung nur die Verknüpfung gelöst werden und der Datensatz bleibt erhalten.
Umgekehrt kann bei einer m:n Verknüpfung die Verknüpfung gelöst werden und der Datensatz gelöscht werden. Hinweis: Ist der zu löschende Datensatz mehrmals verknüpft, erhalten Sie vom System eine Meldung Die referentielle Integrität wurde verletzt.
Folgende Abhängigkeiten bestehen: “Info über die weiteren Verknüpfungen.“
Zum Löschen wird eine spezielle Berechtigung benötigt – LÖSCHEN > FORCIEREN
Verknüpfungen – Handling
Verknüpfungen können über die ‚Symbolleiste Verknüpfung‘ bearbeitet werden. Eine erweiterte Funktionalität steht zur Verfügung, wenn über die Schaltfläche ÖFFNE->VERKNÜPFUNG das Fenster mit der Tabellenansicht der Verknüpfung geöffnet wird.
Die folgenden Beschreibungen zeigen zuerst die Standard Bearbeitung über die Symbolleiste, anschließend über das Tabellenfenster ZEIGE->VERKNÜPFUNG bzw ÖFFNE->VERKNÜPFUNG
Wie wird eine Verknüpfung erstellt – Standard
Vorgehensweise A – Datensätze sind bereits im System angelegt und werden nur verknüpft.
Ausgangssituation: Kunde Sportverein ist angelegt
Kontakte Ammer, Lindner sind angelegt und verknüpft, Kontakt Schmid ist angelegt aber noch nicht verknüpft. Verknüpfung des Kunden mit einem Kontakten über Detailansicht in der Kundentabelle.
Schnellsuche über das Eingabefeld ‚verknüpfen‘, um nicht verknüpfte Kontakte anzuzeigen. Eingabe von * oder Doppelklick in das Eingabefeld zeigt alle nicht verknüpften Kontakte.
Suche nach Teilstring ist möglich, es müssen aber mindestens 3 Zeichen vorgegeben werden
Mit Klick auf den entsprechenden Kontakt in der Ergebnisliste wird dieser verknüpft
HINWEISE: Die Verknüpfung wird sofort gespeichert, auch wenn nicht auf die Schaltfläche „übernehmen“ geklickt wird.
Die Darstellung (z. B.Breite, Reihenfolge) der Datenfelder, entspricht den Einstellungen der Listenansicht der entsprechenden Tabelle. Wurden dort individuelle Einstellungen vorgenommen wirken sich diese auch auf die Darstellung der Verknüpfungen aus.
Vorgehensweise B Datensatz Kunde anlegen oder bestehenden Datensatz Kunde verwenden, Verknüpfung erzeugen mit einem noch anzulegenden, neuen Datensatz (Kontakt).
Wird die Abfrage bestätigt, öffnet sich ein neues Fenster zur Anlage des neuen Kontakts. Die Verknüpfung zum Kunden ‚Sportverein‘ ist bereits vordefiniert.
Ergänzen der Kontaktangaben, um Nachname, Name, Abteilung usw. Die Daten werden nur übernommen, wenn die Schaltfläche „übernehmen“ angeklickt wird. Anschließend kann das Fenster geschlossen werden.
Damit der neu angelegt Kontakt beim Kunden sichtbar wird, muss hier das Bildschirmfenster neu geladen werden (klick auf den Tabellennamen oder auf die Schaltfläche „übernehmen“)
Hinweis: Es stehen hier alle Funktionen der Listenansicht zur Verfügung. Filtern, suchen, sortieren, Anzeige der Felder ändern… Beschreibung siehe Listendarstellung-Bearbeitungsmenü
Wie wird eine Verknüpfung erstellt – Tabellenfenster öffne Verknüpfung
Klick auf das Symbol ‚ÖFFNE VERKNÜPFUNG‘
In dem Tabellenfenster ‚ÖFFNE VERKNÜPFUNG‘ werden bestehende Verknüpfungen angezeigt. Es steht die ganze Funktionalität der Tabellen Listenansicht zur Verfügung.
Mit klick auf die Schaltfläche ‚DATENSATZ ANLEGEN‘ kann ein neuer Datensatz angelegt werden, in diesem Beispiel ein neuer Kontakt. Dieser ist automatisch mit dem Kunden ‚Sportverein‘ verknüpft.
Weitere Vorgehensweise wie bereits beschrieben.
Wie wird eine Verknüpfung gelöscht
Ob nur die Verknüpfung gelöst wird oder auch der verknüpfte Datensatz, hängt von der Art der Verknüpfung und der Vorgehensweise ab.
In der Detailansicht ‚Symbolleiste Verknüpfung‘ bietet die LIMBAS Anwendung der Funktion an, die auf Grund der Verknüpfung Standard ist (Variante A oder B ). Variante A – Verknüpfung und Datensatz werden gelöscht – Standard bei 1:n Verknüpfungen Variante B – Verknüpfung wird gelöst, Datensatz bleibt erhalten – Standard bei n:m Verknüpfungen Variante C – Auswahl ob nur Verknüpfung gelöst wird oder auch der Datensatz gelöscht wird
Variante A – es wird sowohl die Verknüpfung, als auch der verknüpfte Datensatz gelöscht.
Klick auf das Symbol mit dem roten X vor dem Kontakt, Bestätigungsfenster öffnet sich
Wird die Abfrage ‚Wollen Sie diesen Datensatz wirklich löschen‘ mit OK bestätigt, wird die Verknüpfung im Datensatz Kunde gelöst und der Datensatz Kontakt Schmid gelöscht.
Variante B – Es wird nur die Verknüpfung gelöst. Der verknüpfte Datensatz bleibt bestehen
Wird die Abfrage ‚Wollen Sie die Verknüpfung dieses Datensatzes entfernen?‘ mit OK bestätigt, wird die Verknüpfung im Datensatz Kunde gelöst der Datensatz Kunde Sportverein bleibt erhalten.
Variante C – Symbol ‚Öffne Verknüpfung‘ – Löschen der Verknüpfung über das Tabellenfenster
Tabellenfenster ‚Öffne Verknüpfung‘
Hier stehen beide Befehle zur Verfügung Löschen der Verknüpfung und des Datensatzes Lösen der Verknüpfung.
Es können ein oder mehrere Verknüpfungen selektiert werden. Soll ein Datensatz gelöscht werden, der mehrmals verknüpft ist, erscheint eine Meldung.
Beispiel: Sie haben mehrere Aufträge für einen Kunden Sportverein erstellt. Jeder Auftrag ist mit dem Kunden verknüpft. Wollen sie den Datensatz des Kunden löschen, macht LIMBAS sie darauf aufmerksam.
Um den Datensatz des Kunden zu löschen, ist die Berechtigung für ‚LÖSCHEN->FORCIEREN‘ erforderlich.
Verknüpfungen – Anzeige in der Listendarstellung
Verknüpfungen können auch in der Listendarstellung angezeigt werden.
Über das Tabellen-Symbol „Auswahl gruppieren“ werden die für diese Tabelle möglichen Verknüpfungen angezeigt und können durch anklicken der Checkbox ausgewählt werden.
Um die ausgewählten Verknüpfungen dann anzuzeigen, muss die Zeile aufgeklappt werden.
-> einzelne Zeile aufklappen durch Klick auf den Pfeil in der ersten Spalte der Zeile
-> alle Zeilen aufklappen durch SHIFT + Klick auf den Pfeil in der ersten Spalte der Zeile
Empfehlung: Wird diese Information in der Listendarstellung nicht mehr benötigt, sollte man die Auswahl für eine bessere Übersichtlichkeit wieder zurücksetzen.
