Listendarstellung Bearbeitungsmenü

Bearbeitungsmenü

In der Listenansicht werden Datensätze einer Tabelle aufgelistet. Über das Bearbeitungsmenü bzw die Symbolleiste kann man:

• anzuzeigende Datensätze auswählen
• die gezeigte Ansicht anpassen
• neue Datensätze hinzufügen
• vorhandene Datensätze bearbeiten, löschen, versionieren oder archivieren
• Berichte erzeugen
• Datensätze exportieren

Datei

Speichern

Durchgeführte Änderungen werden gespeichert.

Neu anlegen

Legt einen neuen Datensatz an.

Dabei sind 2 Varianten zu unterscheiden: Welche Variante Anwendung findet, wird vom Administrator je Tabelle festgelegt.

Variante 1:

Nach Auswahl der Funktion ‚Datei neu anlegen‘ erscheint ein Fenster mit der Frage ‚WOLLEN SIE EINEN NEUEN DATENSATZ ANLEGEN‘.
Wird diese Abfrage mit „OK“ bestätigt, wird eine Datensatz-ID vergeben und ein leerer Datensatz angelegt.
Dieser Datensatz kann jetzt weiter bearbeitet werden. Es empfiehlt sich NICHT, leere Datensätze anzulegen.

Variante 2:

Erst nach Eingabe der Daten und anklicken der Schaltfläche „übernehmen“, wird ein neuer Datensatz angelegt.

Kopieren

Selektierte Datensätze werden kopiert, aber nur vom Administrator festgelegte Datenfelder werden berücksichtigt.

Drucken

Die Druckfunktion des verwendeten Browsers wird aktiviert. Der Bildschirminhalt wird auf Drucker oder in Datei ausgeben.

Sperren

Selektierte Datensätze können für einen vorzugebenden Zeitraum gesperrt werden. Der Zeitraum kann in Minuten, Stunden oder Tagen vorgegeben werden.
Gesperrte Datensätze werden in der Listenausgabe angezeigt, in Auswertungen berücksichtigt, können jedoch nicht geändert werden.
Über die Benutzerfunktion [PROFIL -> gesperrte Daten] kann man sich einen Überblick über gesperrte Datensätze verschaffen und diese komfortabel wieder freigeben.

Versionieren

Geänderte Daten werden versioniert. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Versionierung der Datensätze für diese Tabelle vom Admin eingestellt wurde.
Versionieren heißt, dass der Datensatz mehrmals in unterschiedlichen Versionen vorhanden ist. Dies kann z.B. benutzt werden, wenn der Preis eines Artikels geändert wird.
Der Datensatz mit der Version 1 beinhaltet den ursprünglichen Preis, der Datensatz mit der Version 2 den neuen Preis. (Hinweis: In der Detaildarstellung können Versionen verglichen werden).

Archivieren

Selektierte Datensätze werden archiviert. Archivierte Datensätze werden bei der Standard-Listenansicht nicht angezeigt. Um sie bearbeiten (ändern, versionieren, löschen) zu können, müssen sie aus dem Archiv geholt werden.

Löschen

Selektierte Datensätze werden gelöscht. Sie sind damit physikalisch gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden.

Bearbeiten

Suchen

(oder Doppelklick in ein Suchfeld)

Suchen in der aktuellen Tabelle nach einem oder mehreren Werten eines oder mehrerer Felder. In der Detailsuche kann das zu durchsuchende Datenfeld „suche in“ ausgewählt werden. Es kann nach einem Wert gesucht werden.

Es ist möglich, die Suche auf einen Teil des Datenfeldes einzuschränken oder nur den Anfang des Datenfeldes zu berücksichtigen.

CS	Steuert ob Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt wird (CS = case sensitive)
Negation	Negiert die Abfrage

Ein Feld kann nach mehreren Werten durchsucht werden.

Die Verknüpfung steuert, ob diese Werte mit UND bzw. ODER verknüpft werden.

UND Verknüpfung	Bedeutet, dass alle vorgegebenen Suchkriterien des Feldes erfüllt sein müssen
ODER Verknüpfung	Bedeutet, dass nur eines der vorgegebenen Suchkriterien des Feldes erfüllt sein muss

Nach Eingabe der Auswahlkriterien auf „suchen“ klicken. Die getroffene Auswahl ist nun auch im Suchfeld über der Spaltenüberschrift zu sehen.
Es können mehrere Felder auf diese Weise für die Suche ausgewählt werden.
Es besteht die Möglichkeit, eine Liste dieser Einträge aufzuklappen.

„Mit global UND/ODER“ wird die Verknüpfung der Auswahlkriterien verschiedener Felder definiert.

UND	Bedeutet, dass alle Suchergebnisse aller Feldes erfüllt sein müssen
ODER	Bedeutet, dass nur eines der Suchergebnisse eines Feldes erfüllt sein muss.

Diese Einstellung bezieht sich auf alle Felder.

Auswahl zurücksetzen

Es wird alles zurückgesetzt. Selektion von Datensätzen wird aufgehoben. Sortierungen werden auf default zurückgesetzt. Suchanfragen werden ebenfalls zurückgesetzt.

Alle auswählen

Alle am Bildschirm angezeigten Datensätze werden selektiert.

Liste bearbeiten

Bearbeitung der Datensätze im Listenformat. Es können bestimmte Datenfelder der im Listenformat angezeigten Datensätze bearbeitet werden. (Nicht bearbeitet werden können Verknüpfungen und lange Felder).
Mit dieser Funktion kann man schnell mehrere Datensätze ändern. Wichtig ist, dass die Änderungen anschließend gespeichert werden! Durch erneutes Anklicken der Funktion „Liste bearbeiten“ wird wieder in den Ansichtsmodus gewechselt.

Stapelverarbeitung

Gleichzeitiges ändern mehrere Datensätze. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Funktion für diese Tabelle aktiviert ist. Wird die Stapelverarbeitung vom Admin für eine Tabelle aktiviert, legt er auch fest, für welche Datenfelder diese zulässig ist. Wird die Funktion ausgewählt, werden nur die Felder der Tabelle angezeigt, für die die Stapelverarbeitung zugelassen ist. Bevor die Änderung durchgeführt wird, muss festgelegt werden, in welchen Datensätzen diese durchzuführen ist. Die Auswahl kann über selektieren einzelner Datensätze erfolgen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Datensätze über die Suchfunktion einzuschränken. WICHTIG ist, die Auswahl einzuschränken, da die Änderung sonst in allen Datensätzen der Tabelle durchgeführt wird!

Ansicht

Die im Menüpunkt „Ansicht“ angezeigten Funktionen können sich von Tabelle zu Tabelle unterscheiden. Können z.B. Datensätze einer Tabelle nicht versioniert werden, wird auch die Funktion „zeige versionierte“ nicht angezeigt.
Wurde die Funktion „zeige versionierte“ ausgewählt, wird der Text „zeige versionierte“ grau dargestellt und es ist ein kleiner Haken rechts neben dem Text sichtbar.

Symbolleiste

Anzeigen der Symbolleiste ein- bzw. ausschalten.

Automatische Breite

Spaltenbreite auf default Werte zurücksetzen.

Zeige archivierte

Anzeigen der archivierten Datensätze ein- bzw. ausschalten.

Zeige gesperrte

Anzeige auf gesperrte Datensätze einschränken.

Verstecke gesperrte

Anzeige der gesperrte Datensätze ausschließen.

Zeige versionierte

Anzeigen aller Versionen von versionierten Datensätzen. Um die versionierten Datensätze anzuzeigen, wählt man in der Listenansicht unter Ansicht den Menüpunkt „zeige versionierte“ aus. Die versionierten Datensätze werden nun zusammen mit den anderen Datensätzen in der Tabelle angezeigt. Dabei stehen die verschiedenen Versionen eines Artikels nacheinander aufgelistet. An erster Stelle der Tabelle gibt es nun eine weitere Spalte, die die Versionsnummer des Datensatzes anzeigt. Bei versionierten Datensätzen ist diese Versionsnummer rot.

Zeige Summe

Anzeigen der Summe von Wertfeldern. Die Summe wird nur aus den Werten der am Bildschirm angezeigten Datensätze gebildet.

Extras

Berichte

Erstellen von Berichten. Je nach Anwendung können zu einer Tabelle verschiedene Berichte zur Verfügung stehen. Nach Auswahl des gewünschten Berichtes, kann das Format der gewünschten Ergebnisdatei festgelegt werden.
Zur Verfügung stehen folgende Formate:

• .pdf
• .odt
• .xml

Der Bericht kann als Vorschau angezeigt und dann gespeichert oder direkt archiviert (=gespeichert) werden.
Wird z.B. eine Kundenliste aus der Kundentabelle erstellt, werden alle angezeigten Kunden (Anzahl Treffer in der Fußleiste) in den Bericht übernommen.
Möchten sie Rechnungen erstellen, werden die selektieren Datensätze herangezogen und es wird für jeden Datensatz eine Rechnung erstellt. Zu beachten ist, dass alle Rechnungen in einer Ergebnisdatei zusammengefasst werden.

Über die Schaltfläche „Drucken“ kann der Bericht nach dem Erstellen direkt beim ausgewählten Drucker gedruckt werden.

Schnappschuss

Ein Schnappschuss ist eine Suchanfrage, die gespeichert wird. Damit können komplizierte oder häufig benutze Suchanfragen wiederverwendet werden. Ein Schnappschuss kann auch für andere Benutzer freigegeben werden.
Wurde er veröffentlicht, kann er auch von anderen Benutzern direkt über das Navigationsmenü aufgerufen werden. Benutzerspezifische Suchanfragen können

• gespeichert
• veröffentlicht
• bearbeitet
• administriert

werden.

Um eine Suchabfrage zu speichern wählen sie im Menü
[EXTRAS -> SCHNAPPSCHUSS -> SPEICHERN ALS]
und geben sie im Feld
„Name:“ einen Namen für den Schnappschuss ein. Dieser Name erscheint dann im Navigationsmenü ihres „Arbeitsplatzes“. Damit kann die Suchabfrage direkt gestartet werden.

Unter [EXTRAS -> SCHNAPPSCHUSS -> ADMINISTRIEREN] kann die Suchabfrage editiert, veröffentlicht oder gelöscht werden. Wird eine Suchabfrage veröffentlicht, kann diese von anderen Benutzern verwendet werden.
Zur Veröffentlichung können einzelne Benutzer oder Benutzergruppen ausgewählt werden. Dabei können folgende Rechte vergeben werden

• Suchabfrage benutzen
• Suchabfrage bearbeiten
• Suchabfrage löschen

Die Administration von Schnappschüssen kann auch über die Benutzerfunktion [PROFIL -> SCHNAPPSCHUSS] erfolgen. Hier finden sie auch eine detaillierte Beschreibung: Profil Schnappschuss

(Damit ein gelöschter Schnappschuss aus dem Menü verschwindet, muss RESET ausgeführt werden)

Export

Exportieren von Datensätzen
Format auswählen:

• Excel
• XML

Zu exportierende Datenmenge festlegen:

• angezeigte: Es werden alle am Bildschirm angezeigten Datensätze exportiert
• alle: Es werden alle ausgewählten Datensätze exportiert (entspricht der Anzahl Treffer in der Fußleiste)

Es erscheint dann ein Fenster (Inhalt abhängig vom benutzten Browser).

Auswählen ob das Ergebnis

• als Datei gespeichert wird
• mit einem auszuwählendem Programm geöffnet wird

Einstellung des Pfades Downloadverzeichnis des Browsers ausformulieren.

Benutzerrechte

Falls vom Admin die Rechte an einer bestimmten Tabelle oder Zeile vergeben wurden, kann man selbst (unter [EXTRAS → BENUTZERRECHTE]) verschiedene Rechte an ausgewählte Benutzer vergeben:

lesen

bearbeiten

löschen

Sonderfunktionen

LIMIT aufheben

Rekursives Löschen

Dieser Befehl steht nur ausgewählten Usern zur Verfügung. Ist ein Datensatz „KUNDE“ mit einem anderen Datensatz „KONTAKT“ verknüpft und der Datensatz „KUNDE“ wird gelöscht, kann der Datensatz „KONTAKT“ ebenfalls gelöscht werden, sofern keine weitere Verknüpfung besteht.

Symbolleiste Listendarstellung

1. Änderungen speichern
2. Datensatz anlegen
3. Datensatz kopieren
4. Datensatz löschen
5. Datensatz archivieren
6. Datensatz suchen
7. Liste bearbeiten
8. Zeige archivierte Datensätze
9. Berichte
10. Löschen von Such- und Filterkriterien
11. Globale Suche

Globale Suche

Im Gegensatz zu den Feld-spezifischen Suchfeldern, bei denen nur das jeweilige Feld durchsucht wird, werden bei der globalen Suche alle Felder der Tabelle durchsucht.