Dateimanager

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Sie finden den Dateimanager im Media-Menü, d.h. im rechten Bildschirmfenster ganz oben.

Dateimanager

Werden Dateien in LIMBAS abgelegt, werden sie automatisch mit allen LIMBAS Daten gesichert. Die Dateien können mit dem Dateimanager verwaltet werden, wobei die „Eigenen Dateien“ nur vom jeweiligen Benutzer bearbeitet werden können.
Die Dateien in den Öffentlichen Ordnern können abhängig von der vom Admin vergebenen Berechtigung von mehreren Benutzern oder Benutzergruppen bearbeitet werden.
Wurden Dateien mit Datensätzen verknüpft oder Berichte abgelegt, können diese ebenfalls mit dem Dateimanager bearbeitet werden.
Neben den Standardfunktionen eines Dateimanagers wie löschen, kopieren usw., steht eine komfortable Suchfunktion zur Verfügung, die auch den Dateiinhalt durchsucht (Schlagwortmodus). Voraussetzung hierfür ist, dass die Datei indiziert wurde.
Welche Dateien indiziert werden, legt der Admin fest. Es steht auch eine Konvertierung (z.b. von .jpg nach .pdf) zur Verfügung.


Der Dateimanager zeigt

  • Eigene Dateien, die hochgeladen wurden
  • Öffentliche Ordner
  • Tabellen (graues Ordnersymbol)
  • Ordner für Ergebnisse von Berichten (gelbes Ordnersymbol)
  • Ordner für Dateien, die mit Datensätzen verknüpft sind (grünes Ordnersymbol)
Abb.1: Dateimanager

Der Zeitraum dieser Sperre hängt von der jeweiligen LIMBAS–Anwendung ab. Eine alternative Vorgehensweise hierzu ist, die Datei manuell für einen bestimmten Zeitraum zu sperren (DATEI>DETAILS) und anschließend herunterzuladen.
Wird die Datei nach erfolgter Bearbeitung wieder hochgeladen, wird die Sperre automatisch zurückgesetzt. Ein rotes Schloss bedeutet, dass die Datei durch einen anderen Benutzer gesperrt wurde.

Bearbeitungsmenü Dateimanager

Datei

Speichern

Eingaben werden übernommen.

Details

Anzeigen der Details zur ausgewählten Datei. Die angezeigten Informationen hängen vom Dateityp ab.

Abb.2: Bearbeitungsmenü Dateimanager Datei/Details

Allgemein (Beispiel bei einer Grafikdatei, Abb.2)

DateiinfoErsteller, Erstellungsdatum, Dateigröße…
Attributegeprüft
freigegeben
gesperrt, die Verwendung dieser Attribute ist anwendungsspezifisch
Favorit, Datei wird im Media-Menü als Favorit angezeigt
mit ok werden die eingegebenen Attribute bestätigt und gespeichert.
GrafikformatMimetype, Format, Geometrie….
Farbtabelle
Vorschau


Metadaten

Die Metadaten (z.B. Grafikformat, Bildgröße, Farbschema…) werden wie die Standardansicht eines Datensatzes dargestellt und können mit den entsprechenden Funktionen bearbeitet werden.

Neuer Ordner

Wählen Sie links im Dateibaum des Dateimanagers den Ordner aus, in dem der neue Unterordner angelegt werden soll. Der Ordnername wird über ein Eingabefenster angefordert.
Um neue Ordner im öffentlichen Ordner anlegen zu können, muss die entsprechende Berechtigung vorhanden sein.

Umbenennen

Der selektierte Ordner bzw. die selektierte Datei kann umbenannt werden. Der neue Name wird über ein Eingabefenster angefordert.

Datei herunterladen

Selektierte Dateien herunterladen. Es können eine oder mehrere Dateien heruntergeladen werden. Über das Menü kann ausgewählt werden, welches Dateiformat erzeugt werden soll. Zur Verfügung stehen im Moment zip, tar.gz, tar.bz2 oder 7z.

Alternative: Durch einfachen Klick auf den Dateinamen öffnet sich ein Browserfenster, in dem ausgewählt werden kann, ob die Datei geöffnet (LESEMODUS) oder gespeichert werden soll.

Datei hochladen

Zuerst auswählen, wie viele Dateien hochgeladen werden sollen. Max 10 Dateien.
Über die Schaltfläche „durchsuchen“ einzeln die entsprechenden Dateien auswählen. Wenn alle Dateien ausgewählt wurden, über die Schaltfläche „Datei hochladen“ alle Dateien übertragen.
Wurde ein Archiv ausgewählt, kann festgelegt werden, ob das Archiv (gepackt) hochgeladen wird oder, ob die Dateien beim Hochladen entpackt und einzeln abgelegt werden sollen.

Ansicht übernehmen

Wurde eine Ordneransicht verändert (z.B. Auswahl der angezeigten Felder), kann hier gesteuert werden, ob diese Ansicht für alle Ordner übernommen werden soll.

Löschen

Selektierte Dateien werden gelöscht, sofern die Berechtigung vorliegt und die Dateien nicht mit Datensätzen verknüpft sind.

Bearbeiten

Suchen

Abb.3: Bearbeitungsmenü Dateimanager Bearbeiten/Suchen
Erweiterte SucheVorgabe der Suchkriterien
Unterordner durchsuchenFestlegen ob Unterordner in die Suche miteinbezogen werden
Suche merkenVorgegebene Suchkriterien bleiben bis zum Ende dieser LIMBAS-Session (=bis zum Abmelden bzw. RESET) erhalten
Suche zurücksetzenLöschen der Suchkriterien, Anzeigen aller Dokumente

Die Vorgabe der Suchkriterien erfolgt wie auch in der Detailsuche der Listenansicht. Siehe auch Listendarstellung-Bearbeitungsmenü / Bearbeiten – suchen

Ausschneiden

Selektierte Dateien/Ordner ausschneiden, um sie an einer anderen Stelle einzufügen. Diese Dateien/Ordner werden, nachdem sie im Zielordner einfügt wurden, im Ursprungsordner gelöscht.

Kopieren

Selektierte Dateien/Ordner kopieren. Diese Dateien/Ordner bleiben auch nach dem Einfügen im Zielordner erhalten.

Einfügen

Es werden Dateien/Ordner eingefügt, die zuvor über Ausschneiden bzw. Kopieren definiert wurden.

Ansicht

Dateimodus

Auflistung der Ordner/Dateien mit den unter „zeige Felder“ ausgewählten Informationen, wie zum Beispiel Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum.

Schlagwort-Modus

Anzeige von indizierten Dokumenten, die den Schlagwörtern (=Suchkriterien) entsprechen. Es wird vom Admin festgelegt, welche Dokumenttypen indiziert werden und welche Ordern zur Indizierung herangezogen werden.
Die tatsächliche Indizierung erfolgt erst durch einen Hintergrundjob (Batch Job). Im Normalfall wird dieser erst nachts gestartet. Es können mehrere Schlagwörter vorgegeben werden.

CsCase sensitiveGroß- und Kleinschreibung berücksichtigen
TsTeil des Wortes
SndsoundsGesprochen wie
subUnterordner einbinden
und / oderBedingung ob alle (und) oder nur ein (oder) Schlagwort im Dokument vorhanden sein muss

Bildergalerie

Anzeige Miniaturansicht der abgelegten Bilder. Einfacher Mausklick auf die Miniaturansicht und das Bild wird vergrößert dargestellt.

Abb.5: Bearbeitungsmenü Dateimanager Ansicht/Bildergalerie

Zeige Felder

Festlegen, welche Informationen zu einer Datei angezeigt werden. Nach Aufruf des Befehls „zeige Felder“ werden die zur Auswahl stehenden Felder angezeigt. Durch anklicken eines Feldes wird dieses für die Anzeige ausgewählt.
Das Feld wird in einer anderen Farbe dargestellt. Erst mit bestätigen der Eingabe-/Return-Taste wird die Auswahl übernommen. Die ausgewählten Felder sind mit einem Hacken vor dem Feld markiert.
Soll ein Feld nicht mehr angezeigt werden: dieses einmal anklicken, Farbe ändert sich, Return-Taste drücken. Das Feld wird nicht mehr angezeigt und ist in der Auswahl nicht mehr durch einen Hacken markiert.
Es können mehrere Felder gleichzeitig ausgewählt werden und durch einmaliges Drücken der Return-Taste bestätigt werden.

Ausgangssituation

anklicken

Farbe ändert sich

RETURN

Änderungen übernommen und durch Hacken markiert

In den „Allgemein“-Feldern können sie Größe, Mimetype, Erstellt am, Erstellt von , Sortierung, geprüft, freigegeben, gesperrt, Vorschau und Info auswählen.
Neben den „Allgemein“-Feldern stehen noch die Felder folgender Themengruppen zur Verfügung: GRAFIK FORMAT, OBJEKTBESCHREIBUNG, STICHWÖRTER, KATEGORIEN, BILDERRECHTE, HERKUNFT und COPYRIGHT.

Ordneransicht speichern

Speichern der aktuellen Ordneransicht, falls Sie die persönlichen Einstellungen der Ordneransicht beibehalten wollen.

Symbolleiste anzeigen

Ein– bzw. Ausblenden der Symbolleiste

Neues Fenster

Es wird ein neues Browserfenster mit dem Dateimanager geöffnet.

Extras

Thumbnails erneuern

Vorschaubilder neu generieren

Konvertiere

Selektierte Datei umsetzen (konvertieren). Es kann eine ausgewählte Datei in eine Imagedatei des Typs .jpg oder .png konvertiert werden. Dabei kann die Bildgröße der Ergebnisdatei durch Vorgabe der Pixelbreite festgelegt werden.
Es kann auch eine .pdf oder .html Datei erzeugt werden.

Abb.7: Bearbeitungsmenü Dateimanager Extras/Konvertieren

Vorgabe:

  • Dateityp: .jpg oder .png auswählen, Dateigröße: Pixel Bildbreite vorgeben, Klick auf Image. Vorschau kann gespeichert werden. (Rechtsklick auf Vorschau, speichern)
  • PDF: Browserfenster öffnet sich. Vorschau der erzeugten Datei, diese kann gespeichert werden.
  • HTML: Browserfenster öffnet sich. Vorschau der erzeugten Datei, diese kann gespeichert werden.(nicht alle Dateiformate können nach HTML konvertiert werden)

Zu Favoriten hinzufügen

Ausgewählte Dateien/Ordner werden zu den im Media-Menü angezeigten Favoriten hinzugefügt. Um die Dateien bzw. den Ordner wieder aus den Favoriten zu entfernen das „x – Symbol“ neben dem entsprechenden Favoriten klicken.

Abb.8: Ausgewählte Datei zu Favoriten hinzugefügt

Duplikate

Anzeigen von Duplikaten.

OCR

Optische Zeichenerkennung in Bilddateien (Optical Capture Recognition).
Voraussetzung dafür ist, dass das OCR-Modul vorhanden ist (wird an dieser Stelle nicht näher erläutert, da das OCR-Modul in der Standard LIMBAS-Anwendung nicht enthalten ist).

Drucken

Die ausgewählten Dateien werden beim selektierten Drucker gedruckt.

Einstellungen

Rekursives Löschen
Dieser Befehl steht nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung.
Ist z.B. ein Datensatz „KUNDE“ mit einem anderen Datensatz „KONTAKT“ verknüpft und der Datensatz „KUNDE“ wird gelöscht, kann der Datensatz „KONTAKT“ ebenfalls gelöscht werden, sofern keine weitere Verknüpfung besteht.

Symbolleiste Dateimanager

Abb.9: Symbolleiste Dateimanager

Von links nach rechts:

  1. Daten übernehmen
  2. Neue Datei erstellen/hochladen
  3. Dateien/Ordner löschen
  4. Datei/Archiv herunterladen
  5. Dateien/Ordner kopieren
  6. Dateien/Ordner verschieben
  7. Dateien/Ordner einfügen
  8. Explorer-Ansicht
  9. Suchmaschinenansicht (Schlagwort-Modus)
  10. Bildergalerie
  11. Erweitere Suche
  12. Mini Dateimanager
  13. Suche zurücksetzen
  14. Ordneransicht – eine Stufe zurück