Suche und Filter

Suche in der Listendarstellung

Um die aktuelle Tabelle zu durchsuchen/zu filtern, kann man das Suchfenster öffnen indem man einen der folgenden Punkte ausführt:

1. Im Menü auf [bearbeiten -> suchen] geht
2. Auf das Lupensymbol im Menü oben rechts klickt
3. Auf das Lupensymbol neben der Suchleiste klickt
4. Einen Wert in die Suchleiste eingibt und ENTER drückt
5. Einen oder mehrere Werte in die Suchleisten über den entsprechenden Attributen (Tabellenspalten) eingibt und ENTER drückt

Wenn in der Tabelle gerade eine Suche aktiv ist, ist in der Suchleiste neben dem Lubensymbol ein „!“.

Detailsuche

Bei 1., 2. oder 3. taucht das Detailsuche-Fenster auf, in welchem die Suchkriterien eingegeben werden können.

• Filter
• Suchvorlagen
• Eingabefeld
• Globale Verknüpfung
• Suche zurücksetzen
• Suchen
• Fenster schließen

Eingabefeld

In dem Eingabefeld kann das Attribut (Tabellenspalte), in dem gesucht/gefiltert werden soll, ausgewählt werden. Es können ein oder mehrere Attribute für die Suche ausgewählt werden. Dazu muss jedes Attribut über das Eingabefeld hinzugefügt werden. Es werden für die Eingabe passende Vorschläge gemacht. Sobald ein Attribut zur Suche hinzugefügt wurde, können für jedes Attribut folgende Einschränkungen gemacht werden:

• Weitere Einschränkung für ein Attribut hinzufügen („+“)
• Attributname (wurde durch Eingabe im Feld „zeige Felder“ ausgewählt)
• Suchoptionen
• Suche umkehren („!“)
• Groß-/Kleinschreibung beachten („A“)
• Eingabefeld für gesuchten Wert
• Einschränkung löschen („x“)

Attribute für die Suche einschränken

Nachdem die passenden Attribute ausgewählt wurde, können ein (oder mehrere mithilfe des „+“-Symbols) Einschränkungen für ein Attribut ausgewählt werden. Wenn mehrere Einschränkungen für ein Attribut gelten sollen, stehen mehrere Verknüpfungsmöglichkeiten zur Auswahl.

Verknüpfung	Beschreibung
und	Beide Bedingungen müssen gelten
oder	Eine der Bedingungen muss gelten

Für jede Einschränkung eines Attributs kann mithilfe der Suchoptionen bestimmt werden was gelten muss. Ob der gesuchte Attributwert in der Tabelle z.B. kleiner sein muss als ein bestimmter Wert oder etwas Bestimmtes enthalten muss.

Suchoptionen – String	Beschreibung
ist	Der Attributwert ist gleich wie der gesuchte Wert
enthält	Der Attributwert enthält den gesuchten Wert
beginnt	Der Attributwert beginnt mit dem gesuchten Wert
Suchoptionen – Zahl
gleich	Der Attributwert ist gleich wie der gesuchte Wert
größer	Der Attributwert ist größer als der gesuchte Wert
kleiner	Der Attributwert ist kleiner als der gesuchte Wert
größer gleich	Der Attributwert ist gleich wie oder größer als der gesuchte Wert
kleiner gleich	Der Attributwert ist gleich wie oder kleiner als der gesuchte Wert
ungleich	Der Attributwert ist ungleich dem gesuchten Wert
Suchoptionen – für alle
ist leer	Der Attributwert enthält keinen Wert
ist nicht leer	Der Attributwert enthält einen Wert

Eine weitere Möglichkeit, um die Suche einzuschränken, sind das „!“-Symbol und das „A“-Symbol. Wenn ein Haken neben dem „!“ ist, wird alles angezeigt was dem Gegenteil dieser Einschränkung entspricht. Wenn ein Haken neben dem „A“ ist, wird die Groß- und Kleinschreibung mit beachtet.

In dem Eingabefeld rechts kann der gesuchte Wert eingegeben werden. Die Abb. Beispiel Eingabefelder für gesuchte Werte ist ein Ausschnitt der Eingabefelder aus dem vorherigen Beispiel. Es kann je nach Typ des Attributs nach Buchstaben, Wörtern und Zahlen gesucht werden. Verbunden mit den Suchoptionen, „!“ und „A“ schränkt der gesuchte Wert die Suche für ein Attribut ein.

Mithilfe des roten Kreuzes rechts kann eine Einschränkung (Zeile) aus der Suche gelöscht werden.

Globale Verknüpfung

Die globale Verknüpfung bestimmt, ob für alle Attribute die Einschränkungen gelten sollen oder ob für mindestens eins der Attribute seine Einschränkungen gelten soll.

Verknüpfung	Beschreibung
und	Für alle Attribute gelten die zugehörigen Einschränkungen
oder	Für mindestens eines der Attribute gilt die zugehörige Einschränkung

Suche zurücksetzen

Wenn auf „Suche zurücksetzen“ geklickt wird, werden alle Suchkriterien gelöscht, das Suchfenster wird geschlossen und es wird die gesamte Tabelle angezeigt.

Suchen

Wenn auf „suchen“ geklickt wird, wird die Suche auf der Tabelle ausgeführt und es werden alle Einträge angezeigt, die die Suchkriterien erfüllen.

Suchvorlage

Um die Suche für eine spätere Verwendung zu speichern, muss neben dem Feld „Suchauswahl“ auf das Zahnradsymbol geklickt, der Suche ein Name in dem Eingabefeld gegeben werden und anschließend auf speichern geklickt werden. Bei einer späteren Suche taucht nun ein Auswahlfeld auf, in dem eine vorher gespeicherte Suche ausgewählt werden kann.

Fenster schließen

Durch klicken auf das Kreuz in der Ecke des Fensters oben rechts, wird das Fenster geschlossen. Wenn bereits einmal auf „suchen“ geklickt wurde, erscheinen bei erneutem Öffnen der Suche die Einschränkungen der letzten Suche. Das Schließen des Fensters setzt die Suche nicht zurück.

Suche in Suchleiste der Tabelle

In der Suchleiste der Tabelle können beliebig viele Werte eingegeben werden nach denen gesucht werden soll. Diese Werte werden mit ODER verknüpft, das heißt, dass mindestens einer dieser Werte im Attributwert enthalten sein muss. Durch ENTER wird die Suche ausgeführt. Jedes Attribut wird daraufhin nach diesen Werten durchsucht/gefiltert und es werden alle Datensätze angezeigt auf die diese Suche zutrifft. Wenn mehrere der gesuchten Werte in einem Attributwert vorhanden sind, wird der dazugehörige Datensatz so oft angezeigt, wie Werte übereinstimmen. Die Suche wird automatisch in die Detailsuche übernommen.

Suche in Suchleiste der Attribute

Jedes Attribut kann direkt durchsucht/gefiltert werden, indem ein Wert in die Suchleiste des jeweiligen Attributs eingegeben wird. Durch ENTER wird die Suche ausgeführt und es werden alle Datensätze angezeigt auf die diese Suche zutrifft.

Filter

Durch Filter ist es möglich Tabellen einfach auf die nötigsten Informationen zu beschränken. Ein Filter bestimmt, welche Attribute (Spalten einer Tabelle) angezeigt werden sollen. Es können auch direkt nur Einträge, die in bestimmten Werten übereinstimmen, anzeigt werden (z.B. „Name“ beginnt mit „A“).

Filter können auf unterschiedliche Weise erstellt, angewandt, administriert, veröffentlicht und gelöscht werden. Dies ist möglich über das Tabellenmenü, die Filterleiste und die Detailsuche.

Filter im Tabellenmenü

Im Tabellenmenü können Filter erstellt, angewandt, administriert, veröffentlicht und gelöscht werden. Unter [Extras -> Filter] können die Filterfunktionen ausgewählt werden.

Filter in der Filterleiste

In der Filterleiste können Filter erstellt, angewandt, administriert, veröffentlicht und gelöscht werden.

Nach Klick auf das Trichtersymbol öffnet sich folgendes Fenster:

Filter in der Detailsuche

In der Detailsuche können Filter erstellt und angewandt werden.

Filter als Admin

Unter [admin -> Setup -> Filter] kann der Admin Filter erstellen, administrieren, veröffentlichen und löschen. Genaueres siehe Filter und Suchvorlagen

Filter erstellen

Wo?	Wie?
Tabellenmenü	Ein Filter kann in einer Tabelle im Menü unter [Extras -> Filter -> speichern als] erstellt werden. Der Filter muss benannt werden. Die derzeitig angewandte Suche wird als Filter gespeichert.
Filterleiste	In [Filterleiste -> Trichtersymbol -> in dem Eingabefeld neben dem „+“-Symbol] muss man dem Filter einen Namen geben und dann auf „speichern als“ klicken. Einen bereits bestehenden Filter kann man mit einem Klick auf „überschreiben“ umbenennen.
Detailsuche	In der Detailsuche neben dem Trichtersymbol klickt man auf das Zahnradsymbol und kann dann einen Namen für die ausgewählte Suche eingeben, um diese als Filter zu speichern. Zum Speichern muss man auf das Speichersymbol klicken.

Filter anwenden

Wo?	Wie?
Tabellenmenü	Ein bereits bestehender Filter kann im Menü unter [Extras -> Filter -> Filter 1] angewandt werden. Filter 1 ist hier ein Beispiel für einen Filter.
Filterleiste	In der Filterleiste kann man einen bereits bestehenden Filter auswählen und auf die Tabelle anwenden.
Detailsuche	In der Detailsuche neben dem Trichtersymbol kann man einen bestehenden Filter auswählen.

Filter administrieren/verwalten

Wo?	Wie?
Tabellenmenü	Unter [Extras -> Filter -> administrieren] können die bereits bestehenden Filter verwaltet werden.
Filterleiste	In der Filterleiste -> [Trichtersymbol -> administrieren] kann der ausgewählte Filter verwaltet werden.

Alle Filter und Suchvorlagen für alle Tabellen (Abb. a1)/die ausgewählte Tabelle (Abb. a2) werden angezeigt. Das Trichtersymbol beschreibt einen Filter und das Lupensymbol beschreibt eine Suchvorlage. Mit jedem dieser Filter und Suchvorlagen kann folgendes gemacht werden:

• Umbenennen: Auf Name klicken, umbenennen und ENTER drücken
• In der Tabelle anzeigen lassen: Auf Gittersymbol klicken
• Löschen: Klick auf Mülltonnensymbol und Bestätigen der Nachricht
• Veröffentlichen: Auf Menschensymbol klicken (siehe Filter veröffentlichen)

Filter veröffentlichen

Wo?	Wie?
Tabellenmenü	Unter [Extras -> Filter -> veröffentlichen] kann der derzeit angewandte Filter veröffentlicht werden.
Filterleiste	In der Filterleiste -> [Trichtersymbol -> administrieren -> PersonenSymbol] kann der ausgewählte Filter veröffentlicht werden.

Folgendes Fenster kommt.

Symbol	Beschreibung
1-Person	Liste an einzelnen Personen, für die man den Filter veröffentlichen kann, wird angezeigt
Eingabefeld zu 1-Person	Man kann den Namen einer Person, für die man den Filter veröffentlichen will, suchen
3-Personen	Liste an Personengruppen, für die man den Filter veröffentlichen kann, wird angezeigt
Eingabefeld zu 3-Personen	Man kann den Namen einer Personengruppe, für die man den Filter veröffentlichen will, suchen
Auge	Personen, die einen Haken haben, können diesen Filter sehen/verwenden
Stift	Personen, die einen Haken haben, dürfen den Filter bearbeiten
Mülltonne	Personen, die einen Haken haben, dürfen den Filter löschen
x	Veröffentlichung für diese Person(engruppe) löschen

Filter löschen

Wo?	Wie?
Tabellenmenü	Unter [Extras -> Filter -> löschen] kann der derzeit angewandte Filter gelöscht werden.
Filterleiste	In der Filterleiste -> [Trichtersymbol -> löschen] kann der ausgewählte Filter (im Beispiel Filter 1) gelöscht werden.